Die Säule "Service" beim Factoring

Einleitung

Beim Factoring spielt eine weiteres Attribut eine wichtige Rolle: Die Dienstleistung.
Beim Full-service-Factoring wird schon unmittelbar nach Rechnungsstellung das Debitorenmanagement an den Factor übertragen, der alle weiteren Aufgaben übernimmt:

  • Nachfassen und Erinnerungen
  • Statisiken (Aging-Analysen)
  • Mahnwesen
  • Inkasso
  • Überwachungsverfahren

Selbstverständlich wird ein geeigneter Factor bei Unregelmäßigkeiten vor weiteren formalen und wichtigen Schritten stets seinen Anschußkunden konsultieren und die weitere Vorgehenweise abstimmen.
Aus diesem Grund ist beim Factoring ein unbedingt gegenseitiges Vertrauen nötig: Mahnt der Factor einen Kunden und dem Vertragspartner liegt gelichzeitig eine berechtigte Reklamation vor, die noch zur Prüfung offen ist, entstehen so möglicherweise Verstimmungen in der Handelsbeziehung, die ansonsten leicht vermeidbar gewesen wären.

Der Factoringkunde hat also keine aktive Administration. Die hierdurch frei werdenden Kapazitäten können in der Folge effektiver genutzt werden, z.B. bei der Kundenbetreuung (Neudeutsch/Denglisch: Clienting).

Inhouse-Factoring

Beim sog. Inhousefactoring verbleibt das Debitorenmanagement z.T. beim Unternehmen, dass die Forderungsverwaltung dann treuhänderisch bis zu einem determinierten Zeit- oder Verfahrenspunkt (beispielsweise die Erstellung einer 3. Mahnstufe) übertragen bekommt. Auch bei diesem Verfahren können ergänzend Analysebereiche vom Factor geleistet werden, da mitunter Parallel-Abgleichsanaysen beim Factor stattfinden.

Administration

Übernimmt der Factor das Debitorenmanagement, so führt dieser die Debitorenkonten des Kunden. Der Factor prüft die einzelnen Debitoren und räumt Ankauflimite ein. Bis zu dieser Höhe ist die einzelne Forderung finanzierbar. Werden darüber hinaus Geschäfte getätigt (permanent oder auch nur aufgrund eines unvorhergesehenen Einzelgeschäfts), so führt der Factor selbstverständlich auch diesen Einzelposten treuhänderisch (ediglich die Finanzierung ist nicht mehr vollumfänglich möglich).

Der Factor informiert in der Folge den (Anschluß-) Kunden über relevante Vorgänge wie beispielsweise Limitänderungen, Reklamationen, Zahlungsverzögerungen etcetera.

Ferner werden vom Factor auch Analysen und die üblichen Journale und Kontenauszüge erstellt.

Zu den vom Factor übernommen Kosten und Aufgaben gehört, neben den gesamten Mahnwesen, auch die Überwachung einer uneinbringlichen Forderung. Die Kosten der Rechtsverfolgung übernimmt i.d.R. der Factor (Ausnahme: Für das Limit überschreitende Forderungsteile (einzelne Rechnungsposten) bzw. nicht übernommene Forderungen, die aber vom Factor verwaltet werden, trägt, in Abstimmung mit dem Vertragspartner, der Kunde die Kosten).

Durch den Einsatz zugeschnittener EDV-Technologie ist der Kunde per DFÜ mitunter täglich in der Lage, den Debitorenstatus zu überprüfen (was beispielsweise bei Anfragen zur Erhöhung von Limiten bedeutsam ist).

Das Verhältnis Factor-Schuldner

Da der Factor die Administration übernimmt, muß dies (im offenen Verfahren) konsequenterweise auch vom Debitor angezeigt werden. Über die Offenlegung der abgetretenen Debitorenkonten wird entweder vor Kaufvertragsabschluss informiert oder, wenn neue Bankverbindungen eröffnet werden müssen, werden die Lieferscheine entsprechend korrigiert (meist per auffälliger Ettikette).